2010/04/06-賴姿侑

 

郵件歸檔是近年來企業郵件管理中相當熱門的議題，根據AIIM報告指出，有70%的企業用戶表示，電子郵件已經成為與客戶議價與交付合約的主要溝通管道；同時，高達84%表示會透過電子郵件討論公司營運與產品策略，由此可見電子郵件使用的普及性與重要性。因此，如何保存這些重要的電子資產，已經成為重視郵件管理議題的公司，不能忽視的重要投資。

當客戶從選擇郵件歸檔產品的那一刻起，便開始面臨許多未知風險，這些風險都源自於大多數客戶對歸檔產品的印象只停留在備份電子郵件，而不清楚除了備份之外，郵件歸檔產品真正的價值所在。

市面上的郵件歸檔產品眾多，規格十分凌亂，客戶在選擇要使用哪1種郵件歸檔方案時，也常常被紊亂的規格迷惑，無法取得最佳選擇。其實要挑選好的郵件歸檔產品，應該從需求面出發；無論是保存公司充滿價值的電子郵件資產、法規遵循、事後稽核等需求，都必須注意到1個好的郵件歸檔產品所必須具備的3要素，也就是歸檔、調及以稽核。

許多人認為郵件歸檔這件事，無非只是依照公司的時間政策，將電子郵件備份在各種不同的線上、近線、離線儲存裝置上，而忽略歸檔的價值在於後續的長尾效應。市面上不少郵件歸檔產品，常常也只將備份這件事做好，但卻在後續的調閱、稽核這兩件事馬虎其事，於是導致許多企業買了郵件歸檔產品，等到真正需要動用到郵件歸檔系統，進行調閱、稽核動作時，才發現自己只是買了個郵件備份系統，而非郵件歸檔系統。

以歸檔來說，產品的資料量負荷能力相當重要，1個好的郵件歸檔政策，往往規劃期需5~7年的時間，這意味系統將承受大量電子郵件的儲存、搜尋的負荷。當您在選擇1個好的歸檔產品時，一定要以公司現有的郵件流量考量出發，依據您的郵件保存政策，實際模擬測試郵件歸檔系統是否能在預期的信件量中，穩定、快速的歸檔與查詢；坊間不少郵件歸檔系統在小量信件下的測試使用正常，一旦面臨到20G、40G，甚至100G以上的線上信件，便奇慢無比，這也是一般客戶測試使用歸檔系統時，最容易忽略的地方。

調閱程序可以說是郵件歸檔系統的利刃，保存的目的就在於有一天能英雄有用武之地，無論是線上或者離線直接查詢、調閱信件，您都應注意其調閱能力的便利性、安全性與完整性。部分坊間的歸檔產品，離線調閱程序需要專屬的工具程式，還必須準備相當多零碎的郵件庫，自行匯入、搜尋，不但費力而且操作難度高；甚至在離線查詢、調閱時，無法搜尋信件內文和信件附檔內文，對調閱者來說，從數百萬封信件中，想僅憑信件的時間、標題、收寄件人等資訊便想查到信件，可能比登天還難。

稽核功能則考驗1個郵件歸檔產品設計的嚴謹度，大量的電子郵件蘊含的可能是公司、商業機密，因此離線信件的儲存方式，如何達到嚴謹、安全，則是客戶應該思考的要素。嚴謹的角色權限控管是基本要求，最容易受人忽視的是離線歸檔郵件是否有洩密的危險。部分坊間的郵件歸檔系統，甚至將郵件的標題明碼儲存，這都違背1個好的郵件歸檔系統，在稽核面的最基本要求，也就是「滴水不漏的保密」。

Openfind MailBase郵件歸檔系統，針對歸檔、調閱、稽核3要素，具備嚴密且完整的設計，配合新信隨到隨查的快速巨量搜尋引擎，以及兼顧便利與安全的離線郵件歸檔技術，能讓您簡單、快速、高效能的進行郵件歸檔的繁瑣工作；同時搭配郵件加密歸檔、關鍵字追蹤等功能，更能在事後稽核程序上達到事半功倍之效，是您挑選郵件歸檔方案時的最佳選擇！